Produtividade não se trata apenas de realizar mais tarefas em menos tempo, mas sim de fazer escolhas inteligentes sobre como direcionar nossos recursos para obter os melhores resultados possíveis.
A palavra “produtividade” tem origens nas línguas grega e latina:
Origem Grega: palavra grega “Proïstámenos” significa “estar à frente”, “administrar” ou “liderar”. A partir dessa raiz grega, desenvolveu-se o conceito moderno de produzir ou realizar atividades com eficiência e eficácia, assumindo a liderança no processo de geração de resultados.
Origem Latina: A palavra latina “Productivus” deriva do verbo “producere“, que significa “levar adiante”, “produzir” ou “gerar”. Esse termo latino reflete a ideia de realizar ações que conduzem a resultados tangíveis e frutos do trabalho.
A seguir, descubra a diferença entre ser produtivo e ser ocupado e, as 8 estratégias para aumentar a sua produtividade.
Qual a diferença entre ser produtivo e ocupado?
Ser produtivo e estar ocupado são duas condições diferentes, embora muitas vezes possam parecer semelhantes à primeira vista. Vamos explorar a diferença entre esses dois estados:
Ser Produtivo
Ser produtivo requer fazer escolhas inteligentes sobre como usar seu tempo, energia e recursos para obter resultados significativos que incluem:
- Autorresponsabilidade;
- Definição de metas claras e específicas;
- Planejamento estratégico;
- Gestão no tempo;
- Organizar por nível de prioridades;
- Levantar os recursos necessários;
- Atenção direcionada, foco;
- Plano de ação estruturado;
- Execução;
- Resiliência.
Dessa forma, ser produtivo requer foco, eficiência e eficácia. Quando você é produtivo, está direcionando suas ações para atividades com impacto real, evitando desperdício de tempo e atenção em tarefas menos relevantes.
Estar Ocupado
Por outro lado, estar ocupado significa estar envolvido em atividades, preenchendo seu tempo com tarefas e responsabilidades, seja na vida profissional ou pessoal. No entanto, estar ocupado nem sempre significa ser produtivo. Muitas vezes, as pessoas podem ficar ocupadas com tarefas que não contribuem para o alcance de seus objetivos.
Além disso, pessoas ocupadas têm a sensação de estar produzindo, no final do dia percebem que não alcançaram os seus resultados e mais, sentem-se frustradas e desanimadas, pois imprimiram energia de forma não produtiva, ou seja, sem resultados significativos.
O oposto da pessoa produtiva inclui:
- Falta de planejamento e organização;
- Metas não definidas;
- Distração e desvio de foco;
- Falta de prioridade;
- Prazeres imediatistas.
Para resumir, a produtividade está relacionada a escolhas intencionais que levam a resultados significativos, enquanto que estar ocupado envolve preencher o tempo com atividades sem necessariamente alcançar resultados relevantes.
1) Planeje hoje o seu amanhã
Reserve alguns minutos antes de encerrar o seu dia de trabalho para revisar suas tarefas pendentes, prioridades e agendar as atividades para o dia seguinte.
É importante criar uma lista clara e concisa das tarefas que você precisa realizar no próximo dia. Isso vai ajudar a manter suas metas claras e a evitar desperdício de tempo tentando lembrar o que precisa ser feito.
2) Foque nas tarefas prioritárias do dia
Utilize a matriz de Eisenhower para categorizar tarefas em quadrantes de “Urgente/Importante”, “Não Urgente/Importante”, “Urgente/Não Importante” e “Não Urgente/Não Importante”. Concentre-se nas tarefas do quadrante “Urgente/Importante” para garantir que as atividades cruciais sejam realizadas primeiro.
Além disso, se uma tarefa levar menos de 2 minutos para ser concluída, faça-a imediatamente. Isso ajuda a evitar acumulação de pequenas tarefas que podem se tornar um fardo.
3) Blocos de Foco – Técnica Pomodoro
Técnica Pomodoro: Divida o seu trabalho em blocos de tempo, tradicionalmente 25 minutos de foco intenso seguidos por um intervalo de 5 minutos. Após quatro blocos, faça um intervalo mais longo, de 15-30 minutos. Isso ajuda a manter sua mente fresca e a evitar a exaustão mental.
Algumas pessoas preferem intervalos mais curtos ou mais longos. Dessa forma, a chave é encontrar o equilíbrio que funciona melhor para a sua produtividade e concentração.
4) Faça atividades em bloco
Agrupe tarefas similares ou relacionadas em blocos de tempo. Por exemplo, reserve um bloco para responder e-mails, outro para reuniões e outro para tarefas criativas.
Concentre-se em uma tarefa de cada vez em um bloco específico. A multitarefa pode levar a uma redução na qualidade do trabalho e a um aumento no tempo necessário para completar as tarefas.
5) Elimine Distrações
Identifique as principais distrações em seu ambiente de trabalho ou estudo e tome medidas para eliminá-las ou minimizá-las. Desative notificações, organize seu espaço de trabalho e crie um ambiente propício à concentração.
6) Intervalos Ativos
Além dos intervalos regulares para descanso, inclua intervalos ativos em sua rotina. Realize breves exercícios de alongamento, caminhadas curtas ou técnicas de respiração para revitalizar sua energia e melhorar a circulação.
7) Delegação e Automatização
Não tente fazer tudo sozinho! Identifique tarefas que possam ser delegadas a colegas de equipe ou automatizadas por meio de ferramentas e softwares. Desse modo, você libera tempo para se concentrar em atividades que realmente requerem sua expertise.
8) Revisão e Reflexão Semanal
Reserve um tempo no final de cada semana para revisar suas realizações, analisar o que funcionou bem e o que poderia ser melhorado. Isso permite ajustar suas estratégias e abordagens para a semana seguinte, melhorando continuamente sua produtividade.
Lembre-se de que a produtividade é uma jornada contínua de ajustes e experimentação para encontrar as estratégias que melhor se adequam ao seu estilo de trabalho e à natureza das suas tarefas.
Por fim, monitore o seu progresso, adapte essas estratégias conforme necessário e esteja aberto a explorar novas abordagens à medida que avança.
